Sistem Informasi Manajemen : Fungsi dan Manfaatnya

Dalam kehidupan berorganisasi, tentunya manajemen sangatlah dibutuhkan, baik itu untuk organisasi kecil hingga organisasi besar. Hal ini tentunya bermanfaat supaya kegiatan dari sebuah organisasi bisa berjalan dengan teratur dan terkontrol dengan baik. Oleh karena itu, bagi seorang manajer, atau kamu, diharuskan untuk bisa mengelola kegiatan dengan baik dan hal ini termasuk data-data yang ada di dalamnya. Karena, manajemen erat kaitannya dengan data-data.

Data-data dalam manajemen, dikenal sebagai sumber informasi dan hal ini amat penting untuk proses pengambilan keputusan. Tetapi, untuk bisa mengolah sekaligus memanfaatkan data-data dalam manajemen secara optimal, seseorang atau kamu bisa menggunakan sistem informasi manajemen.

Berikut akan dibahas pengertian sistem informasi manajemen, disusul dengan fungsi dan manfaatnya!

Definisi Sistem Informasi Manajemen

sistem-informasi-manajemen

Sistem informasi manajemen merupakan sebuah sistem yang bertujuan untuk mempelajari kebutuhan mengenai informasi manajemen sebuah organisasi di tiap-tiap tingkatan yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan operasional, taktis sekaligus strategis.

Lalu, bagaimana cara kerjanya?  dimulai dari pemrosesan data, kemudian disimpan dalam database yang bersifat terpusat dimana informasi bisa diakses bahkan diperbaharui oleh segala orang yang mempunyai wewenang cocok dengan tujuan mereka masing-masing.

Karakteristik

Yang dimaksud dengan karakteristik Sistem Informasi Manajemen merupakan ciri khas yang wajib dimiliki. Secara sederhana Sistem Informasi Manajemen bermanfaat untuk mengumpulkan data, mengolah hingga menginformasikan hasilnya. Sistem Informasi Manajemen mempunyai beberapa karakteristik yang melekat, yaitu sebagai berikut.

Memiliki Berbagai Element Sistem

Setiap element mempunyai tugas, fungsi dan tujuan tersendiri. Tetapi masing-masing element akan saling berinteraksi, saling terhubung dan bekerja sama satu sama lain untuk mencapai tujuannya. Apabila terdapat suatu element yang bekerja secara tidak maksimal, maka sistem secara keseluruhan akan terganggu dan menghasilkan output atau hasil yang tidak maksimal.

Batasan Sistem (Boundary)

Batasan sistem atau boundary merupakan batasan ruang lingkup yang membatasi sistem informasi manajemen dengan sistem lainnya. Batasan ini akan membuat sistem yang ada tidak saling tumpang tindih dengan sistem lainnya sebab tiap-tiap sistem akan menjalankan tugas dan fungsinya masing-masing. Hal-hal yang dibatasi sistem merupakan hal-hal seperti:

  1. Biaya
  2. Peraturan
  3. Personel
  4. Peralatan,
  5. Dan sebagainya.

Lingkungan Luar (Environment)

Yang dimaksud dengan lingkungan luar merupakan hal-hal yang berada diluar batasan Sistem Informasi Manajemen yang bisa memberikan pengaruh kepada operasional Sistem itu sendiri. Lingkungan luar sistem bisa berpengaruh secara positif dan negatif.

Lingkungan luar yang merugikan wajib bisa dikendalikan dan ditahan dengan baik supaya tidak mengganggu kegiatan sistem. Sementara lingkungan luar yang menguntungkan sebisa mungkin wajib bisa dimanfaatkan dengan baik oleh sistem.

Penghubung (Intervace)

penghubung sistem

Penghubung sistem atau intervace merupakan media yang menjembatani atau menghubungkan subsistem yang satu dengan subsistem yang lain. Data keluaran dari suatu subsistem yang satu akan menjadi data masukan begitu pindah ke subsistem yang lain.

Dan hal ini membutuhkan penghubung. Contoh konkrit-nya merupakan jaringan koneksi. Tanpa penghubung, sebuah subsistem yang telah melaksanakan tugasnya, tidak bisa memindahkan output yang dihasilkan untuk diproses lebih lanjut kepada subsistem lainnya. Bila ini terjadi, maka sistem secara keseluruhan tidak akan bisa menghasilkan apa-apa.

Masukan Sistem (Input)

Masukan atau Input merupakan data yang dimasukkan ke dalam sistem untuk diolah oleh suatu sistem. Karakteristik masukan merupakan hal paling mendasar yang patut dimiliki oleh sistem. Sistem kerja sebuah sistem informasi bermula dari sebuah masukan.

Keluaran Sistem (Output)

Keluaran atau output merupakan data masukan yang telah selesai diolah dan menjadi informasi atau hasil dari sebuah proses pengolah data pada sistem. Output bisa jadi laporan dalam pelbagai format, yaitu berupa laporan, grafik, formulir atau berupa perbaikan.

Pengolah Sistem (Process)

Pengolah sistem merupakan pemrosesan data yang masuk ke dalam sistem dan diolah dengan cara tertentu sehingga menghasilkan data keluaran (output) yang tentunya akan menjadi sebuah informasi yang bermanfaat.

Pengolahan data bisa dibagi menjadi beberapa hal, seperti pengklasifikasian data, pencarian, pengurutan, hingga penggabungan data. Apabila sebuah sistem tidak bisa mengolah data, maka data mentah akan seperti apa adanya, tidak akan bisa menjadi sebuah informasi yang berharga.

Tujuan Sistem (Goal)

Sebuah Sistem Informasi Manajemen tentunya mempunyai tujuan yang akan dicapai. Tujuan dari Sistem Informasi Manajemen merupakan untuk memberikan informasi yang bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.

Tujuan sebuah sistem didesain sama persis dengan apa yang diinginkan oleh pengguna. Tujuan sistem yang tidak sama dengan apa yang diinginkan oleh pengguna tentunya akan menghasilkan informasi yang tidak berharga sama sekali.

Fungsi dan Manfaat

Selanjutnya, akan dibahas fungsi dan manfaat Sistem Informasi Manajemen. Adapun fungsi-fungsinya merupakan sebagai berikut.

  • Mempermudah pihak manajemen dalam hal menjalankan perencanaan, pengawasan, pengerahan bahkan pendelegasian dalam hal pekerjaan kepada segala unit departemen yang mempunyai hubungan dalam hal komando atau koordinasi dengannya;
  • Meningkatkan kualitas data dalam hal efisiensi dan efektivitas data yang tentunya tersaji secara akurat dan tepat waktu;
  • Meningkatkan produktifitas
  • Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dikarenakan unit sistem kerja yang terkoordinir sekaligus sistematis.

Tujuan Sistem Informasi Manajemen

 Seperti yang dipaparkan sebelumnya, tujuan-tujuannya merupakan yaitu sebagai berikut.

  • Menyediakan layanan informasi mengenai perhitungan produk, harga pokok jasa, maupun tujuan lain yang menjadi target manajemen;
  • Menyediakan layanan yang bisa dipergunakan untuk menjadi media pengendali, perencana, hingga evaluasi, serta sebagai sarana perbaikan yang berkelanjutan;
  • Menyediakan informasi yang bersifat mendorong, yang nantinya bisa digunakan untuk analisis dan pengambilan keputusan suatu perusahaan atau organisasi;
  • Secara garis besar, sistem informasi suatu perusahaan atau organisasi bertujuan untuk mempermudah pekerjaan sekaligus pengelolaan manajemen dalam suatu perusahaan.

Informasi akuntansi manajemen bisa menolong manajer dan pengguna lainnya untuk mengidentifikasi suatu masalah, memecahkan suatu masalah dan mengevaluasi performa yang telah dilaksanakan sebelumnya.

Contoh Penggunaan

penerapan-sistem-informasi

Enterprise Resource Planning (ERP)

Sistem Entreprises Resource Planning (ERP) banyak digunakan oleh perusahaan besar. Tetapi ada juga perusahaan kecil yang menerapkan sistem ini. Sistem Enterprises Resource Planning pada umumnya digunakan untuk tujuan pengelolaan manajemen sekaligus menjalankan pengawasan yang terintegrasi antar unit-unit dalam sebuah perusahaan atau organisasi.

Supply Chain Management (SCM)

Sistem Supply Chain Management (SCM) mempunyai banyak manfaat yang bermanfaat bagi pihak manajemen. Hal ini dikarenakan sistem ini banyak digunakan untuk mengintegrasikan data-data yang bermanfaat seperti manajemen suplai bahan baku, mulai dari pihak pemasok, produsen, pengecer hingga konsumen akhir.

Transaction Processing System (TPS)

Transaction Processing System (TPS) banyak digunakan untuk memproses data dalam jumlah yang besar atau transaksi yang banyak dan rutin. Pada umumnya program ini digunakan untuk diaplikasikan dalam manajemen gaji sekaligus inventaris.

Office Automation System (OAS)

Aplikasi ini banyak sekali digunakan untuk memperlancar komunikasi antar unit departemen dalam suatu perusahaan. Caranya yaitu dengan mengintegrasikan server-server milik komputer pada tiap-tiap user di sebuah perusahaan atau organisasi. Contoh konkritnya yaitu e-mail.

Knowledge Work System (KWS)

Sistem Knowledge Work System mengintegrasikan suatu pengetahuan baru ke dalam suatu organisasi (entitas) atau perusahaan.

Informatic Management System (IMS)

Sistem Informatic Management System (IMS) mempunyai fungsi-fungsi yang bertugas untuk mendorong tugas-tugas dalam suatu organisasi. Selain itu bisa digunakan untuk menolong dalam hal menganalisis pembuatan keputusan. Disamping itu, bisa menyatukan beberapa fungsi informasi dengan menggunakan program komputerisasi, sebagai contoh e-procurement.

Decision Support System (DSS)

Sistem ini amat menolong kamu atau seorang manajer dalam hal mengambil keputusan. Caranya yaitu dengan mengamati lingkungan di dalam perusahaan. Contohnya seperti link elektronik.

Group Decision Support System (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work System (CSCWS)

Group Decision Support System (GDSS) hampir mempunyai kemiripan dengan Decision Support System (DSS). Perbedaan utamanya merupakan Group Decision Support System (GDSS) mencari solusi permasalahan melalui pengumpulan pengetahuan dalam suatu kelompok, bukan per individu. Pada umumnya, sistem ini berbentu kuesioner, konsultasi dan skenario. Contoh konkritnya merupakan e-government.

Executive Support System (ESS)

Sistem ini menolong seorang manajer dalam hal berinteraksi dengan lingkungan perusahaan dengan menggunakan bantuan grafik sekaligus pendukung komunikasi lainnya.

Demikian informasi mengenai Sistem Informasi Manajemen, mulai dari pengertian, fungsi dan manfaatnya, tujuannya, karakteristiknya, hingga contoh penerapannya dalam kehidupan berorganisasi atau perusahaan. Semoga informasi ini akan memberikan manfaat bagi kamu.