Pengertian Procurement dan Purchasing, Jenis dan Perbedaannya

Dalam arti paling sederhana, procurement adalah sesuatu yang melibatkan serangkaian aktivitas dan cara kerja yang diperlukan bagi organisasi. Untuk memperoleh produk atau layanan yang diperlukan dari pemasok dengan harga baik. Produk atau layanan yang dibeli termasuk bahan baku, peralatan karyawan, dan persediaan, furniture dan fasilitas, peralatan dan dukungan teknis, telekomunikasi, jaminan tercetak, perekrutan pekerja kontingen, pengujian dan pelatihan, dan layanan terkait perjalanan, di antara banyak lainnya.

Procurement adalah cara kerja procurement barang atau pembelian barang. Procurement juga acap kali disebut dengan procure to pay. Apa saja variasi dan perbedaannya dengan purchasing, simak berita berikut!

Procurement Ialah Komponen dari Taktik Korporat Organisasi

procurement-1

Procurement adalah komponen dari strategi yang terjalin dengan sebagian fungsi bisnis inti. Oleh karenanya, harus dianggap sebagai komponen inti dari strategi perusahaan. Misalnya, apabila identitas perusahaan didasarkan pada kesadaran lingkungan, maka strategi spesialis procurement harus konsentrasi pada melibatkan pemasok.

Bila perusahaan memiliki tujuan tertentu, perusahaan perlu memiliki procurement staff yang tepat untuk membantu mencapainya. Procurement staff adalah seseorang yang memainkan peran. Mereka memastikan bahwa perusahaan mengerjakan pembelian barang atau jasa dengan bijaksana untuk dijual kembali atau diterapkan. Procurement staff adalah orang yang memastikan pembelian sudah meningkat.

Procurement staff berprofesi di banyak variasi organisasi publik dan swasta. Procurement staff adalah petugas di mana mereka memproses transaksi pembelian untuk layanan, peralatan, alat tulis, dan barang-barang lainnya. Mereka mengerjakan tugas-tugas seperti mengidentifikasi keperluan procurement suatu organisasi, meninjau permintaan pembelian, memberikan tender pemasok dan mengawasi energi kerja kontraktor. Sementara banyak procurement staff memegang gelar dalam bisnis dan akuntansi.

Tugas Procurement adalah Meningkatkan Efisiensi dan Memangkas Tarif

procurement-2

Tugas procurement adalah melibatkan lebih dari sekadar menyerahkan kartu kredit perusahaan dan membayar pembelian. Taktik procurement yang efektif mencakup semua sesuatu dari mengidentifikasi barang dan jasa mana yang diperlukan perusahaan. Tidak ketinggalan, tugas procurement adalah mempertahankan dokumentasi dan catatan yang iya, seperti:

  • Identifikasi barang dan jasa mana yang diperlukan perusahaan
  • Kirim permintaan pembelian
  • Skor dan pilih vendor
  • Negosiasikan harga dan ketentuan
  • Buat pesanan pembelian
  • Menerima dan memeriksa barang yang dikirim
  • Lakukan pencocokan tiga arah
  • Setujui faktur dan atur pembayaran
  • Pencatatan

Perlu diingat, bagaimana perusahaan membentuk cara kerja procurement internal akan dipengaruhi oleh faktor-faktor seperti ukuran perusahaan, industri, sumber energi manusia yang tersedia, dan struktur organisasi.

Apa itu Procurement Management?

procurement-3

Banyak organisasi tak memiliki cara kerja procurement management yang efisien. Seringkali, cara kerja procurement management adalah hasil dari mengandalkan manual, cara kerja berbasis kertas ketimbang merangkul solusi digital yang menawarkan otomatisasi.

Rencana procurement adalah management manual dipenuhi dengan biaya pemrosesan yang tinggi, dokumen yang hilang, siklus persetujuan yang lambat, peluang diskon yang terlewatkan, dan biaya yang tak terkendali. Sebagai imbas dari kekacauan, hubungan pemasok menderita karena resolusi perselisihan yang tak efisien, manajemen vendor yang buruk, pembayaran yang terlambat, dan banyak lagi.

Procurement management adalah pendekatan strategis untuk mengembangkan pengeluaran organisasi. Demikian elemen sumber, permintaan, pemesanan, dan inspeksi. Ini berarti memperoleh barang dan jasa Anda dari vendor pilihan, cocok anggaran yang Anda tentukan.

Mengapa Wajib Mengotomatiskan Procurement Management

Pelaksanaan procurement management adalah fungsi yang paling memakan waktu dan padat karya, bahkan dikala Anda meluangkan waktu untuk merencanakan procurement. Menangani semua sesuatu secara manual mengarah pada sejumlah besar kertas untuk mengimbangi dan meninggalkan banyak ruang untuk kesalahan di banyak tempat sepanjang siklus. Bergerak menuju otomatisasi adalah salah satu keputusan terbaik yang dapat Anda buat untuk kesehatan jangka panjang bisnis.

Otomatisasi procurement adalah menawarkan beragam manfaat, termasuk:

  • Mengurangi biaya dan waktu pemrosesan
  • Lebih sedikit pengecualian
  • Peningkatan kepatuhan
  • Visibilitas pembelanjaan yang ditingkatkan
  • Peningkatan manajemen pengeluaran
  • Peningkatan produktivitas di departemen purchasing untuk memungkinkan lebih banyak waktu dihabiskan untuk menegosiasikan kontrak pengadaan yang lebih baik dengan pemasok potensial dengan harga terrendah.
  • Manajemen rantai pasokan keseluruhan yang lebih baik

Macam Procurement

Single Procurement

Single procurement dipicu oleh pesanan pelanggan tertentu dan memulai cara kerja produksi pemasok.

Stock Procurement

Stock procurement adalah barang dikirim ke stok dalam ketentuan yang ditentukan secara berkala tanpa ada pesanan khusus dari pelanggan. Dikala mengatasi cara kerja produksi, barang akan ditebar hingga pesanan berikutnya diterima dari pelanggan. Salah satu metode menerapkan stock procurement oleh pelanggan adalah dengan menentukan tingkat stok minimum. Bila tingkat stok jatuh di bawah batas yang ditentukan ini, cara kerja procurement dimulai. Macam procurement ini menawarkan fleksibilitas tinggi terhadap pelanggan, tetapi biaya procurement cenderung lebih tinggi.

Vendor Managed Inventory (VMI)

Dengan menggunakan konsep VMI, pemasok bertanggung jawab atas stok di perusahaan pelanggan. Premis penting untuk menempuh cara kerja yang dioptimalkan, biaya lebih rendah dan fleksibilitas tinggi adalah jaringan yang dekat dengan pemasok.

Procurement Tepat Waktu

Konsep terintegrasi ini didasarkan pada cara produksi Toyota. Procurement tepat waktu ditandai dengan tingkat stok yang rendah di perusahaan pelanggan. Ini mengarah pada pengurangan biaya dan cara kerja lain seimbang. Alat kewirausahaan pengiriman tepat waktu cuma masuk akal, apabila tempat pemasok berada dalam radius maksimum sekitar 100 km ke tempat pelanggan. Pada dikala sumber global, pusat-pusat logistik didirikan di daerah strategis yang dekat dengan pelanggan.

Untuk implementasi yang berhasil dalam pengadaan tepat waktu, benar-benar penting untuk menginstal dan membangun jaringan yang tertutup dan beroperasi. Oleh karena itu cara kerja dengan pemasok, komunikasi, transportasi dan logistik serta manajemen kualitas adalah cara kerja yang benar-benar penting. Pelaksanaan-proses ini perlu dikoordinasikan dengan sempurna.

Procurement Dalam Urutan

Konsep ini didasarkan pada konsep procurement tepat waktu. Diperpanjang oleh persediaan barang dalam urutan yang disyaratkan pada waktu yang ditentukan. Ini mengarah pada metode procurement yang benar-benar efisien dan ramping.

Kirim Lantas

Barang dikirim langsung dari cara kerja nilai tambah terakhir pemasok ke cara kerja nilai tambah pertama pelanggan. Demikian berarti bahwa cuma sebagian langkah logistik yang diperlukan.

Perbedaan dengan Procurement dan Purchasing

Procurement dan purchasing keduanya dilakukan dikala perusahaan perlu mendapatkan barang dan jasa. Tapi kedua fungsi ini memiliki konsentrasi dan metode yang berbeda untuk menempuh tujuan akhir masing-masing.

Tujuan Akhir

Procurement : Untuk mengidentifikasi keperluan perusahaan dan memenuhi pengadaan keperluan tersebut. Pelaksanaan strategis, proaktif.
Purchasing : Untuk mengatur pengeluaran perusahaan dan membeli barang / jasa untuk perusahaan. Pelaksanaan reaktif.

Bagaimana barang/jasa diukur

Procurement : Tempat lebih penting pada nilai suatu barang ketimbang berapa biayanya.
Purchasing : Lebih konsentrasi pada harga ketimbang nilai.

Saat diterapkan

Procurement : Terlibat dalam aktivitas end-to-end yang diperlukan untuk memperoleh semua barang dan layanan yang diperlukan.
Purchasing : Terlibat dikala saatnya untuk membeli barang dan jasa.

Tugas yang dilibatkan

Procurement : Segalanya dari pengakuan keperluan hingga sumber, penutupan kontrak, dan pembukuan.
Purchasing : Pemesanan, pengiriman, dan pembayaran.

Bagaimana metode berhubungan dengan pemasok

Procurement : Berpusat pada pengembangan hubungan win-win jangka panjang dengan pemasok (konsentrasi relasional).
Purchasing : Berpusat pada mengerjakan transaksi yang efisien; tak terlalu peduli dengan pengembangan hubungan vendor (konsentrasi transaksional).