Apa itu SOP? Jenis dan Contohnya

Di dalam dunia bisnis, SOP atau standar operasinal prosedur merupakan istilah yang tidak asing dan awam digunakan dalam kehidupan sehari-hari pada sebuah perusahaan. Apa itu SOP? Cocok namanya, SOP berisi banyak hal terkait tahapan atau prosedur pekerjaan yang seharusnya dilaksanakan pantas dengan standar yang telah ditetapkan oleh sebuah perusahaan.

Tujuan dibuatnya SOP yaitu memastikan tiap pekerja menjalankan pekerjaannya dengan tepat, cepat, tepat sasaran, dan efisien dan tidak kalah penting, adanya SOP untuk menghindari kesalahan. Setiap perusahaan, pasti membutuhkan panduan tugas dan fungsi untuk tiap unsur atau bagiannya.

Bila kamu bekerja disebuah swalayan, lalu ada pelanggan yang ingin menjalankan retur dari pembelian yang dilaksanakan, bagaimana kamu akan menghadapinya? Nah, disinilah SOP itu berperan penting. Karena SOP telah memuat beragam hal terkait segala tipe kesibukan operasional usaha. Sehingga, bila kamu menghadapi masalah, kamu mempunyai pedoman cara menyelesaikannya. Mau tahu lebih jauh seputar apa itu SOP dan contohnya? Berikut kami sajikan.

Apa Itu SOP

Standar operasinal prosedur merupakan dokumen yang berkaitan dengan standar suatu prosedur yang dilaksanakan dengan kronologis untuk mengatasi suatu pekerjaan dengan tujuan memperoleh hasil kerja yang lebih tepat sasaran dan efisien dengan biaya serendah mungkin dalam suatu badan usaha. SOP merupakan dokumen yang dibuat dan berisi sebuah petunjuk langkah yang menjelaskan bagaimana cara menjalankan sebuah kesibukan, dan SOP tidak dibuat dengan kata yang sulit dipahami dan dengan pengertian samar. SOP yang baik seharusnya gampang dimengerti.

SOP tidah hanya dibuat untuk prosedur sebuah tugas atau pekerjaan penting, namun dimulai dari kegiatan sederhana, misalnya SOP melayani pembeli. SOP sebuah sistem yang berfungsi mempermudah, merapikan, serta menertibkan pekerjaan. Selain itu, SOP juga menjadi dasar yang mengatur cara kerja seluruh individu yang terlibat dalam sebuah usaha sekaligus menciptakan dan membangun kualitas.

Jenis-Jenis SOP

sop 3

SOP mempunyai beberapa tipe yang didasarkan pada sifat, menurut cakupan dan besaran kegiatan, juga menurut cakupan dan tipe kegiatan. Berikut ulasannya.

SOP Berdasarkan Sifat Kegiatan

SOP Teknis

Apa itu SOP teknis? SOP teknis merupakan standar prosedur komplit berdasarkan rincian dari kegiatan yang dilaksanakan individu atau seorang pekerja pelaksan dengan satu jabatan. Didalam SOP tipe ini, tiap uraian dari prosedur dijelaskan secara teliti sehingga kemungkinan perubahan prosedur lain tdak akan ada. Umumnya, SOP teknis ini berisi langkah kerja atau cara menjalankan sebuah pekerjaan dengan benar yang didasarkan pada standar yang ada.

SOP Administratif

Lalu, apa itu SOP administratif? Berbeda dengan SOP teknis, SOP administratif merupakan sebuah prosedur standar yang bersifat awam, tidak terperinci. Ini dilaksanakan oleh beberapa aparat atau pejabat. Ciri paling khas dari SOP administratif yaitu pelaksana kegiatannya berjumlah banyak dan berisi tahapan pelaksanaan tanpa menggambarkan atau menjelaskan bagaiamana cara melakukannya

SOP Berdasarkan Cakupan dan Besaran Kegiatan

SOP Makro

Apa itu SOP makro? Terdiri dari SOP mikro, dimana hal ini menggambarkan bagian dari sebuah kegiatan. SOP makro bisa juga diartikan sebagai integrasi dari beberapa SOP mikro, sehingga akan membentuk satu rangkaian kegiatan. Contohnya ialah SOP pendaftaran mahasiswa baru.

SOP Mikro

SOP mikro merupakan bagian dari SOP makro, yang isinya lebih spesifik kepada satu kegiatan yang akan dilaksanakan oleh pejabat, aparat, atau individu terkait. Contohnya yaitu SOP registrasi, ujian masuk, serta SOP verifikasi.

SOP Berdasarkan Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan

SOP Final

SOP final merupakan yang dilaksanakan paling akhir sehingga akan menghasilkan sebuah produk atau hasil. SOP final dilaksanakan setelah menjalankan serangkaian SOP, contohnya ialah SOP penyusunan penelitian yang merupakan SOP terakhir dari SOP penyiapan bahan penelitian.

SOP Parsial

Apa itu SOP parsial? SOP yang satu ini didasarkan pada cakupan suatu kegiatan, akan tetapi belum menghasilkan produk utama atau hasil yang ingin dicapai. Karena kegiatan belum selesai, maka akan dilanjutkan pada SOP final.

SOP Berdasarkan Cakupan dan Jenis Kegiatan

SOP Generik

SOP generik merupakan SOP yang berdasarkan sifat serta muatan kegiatan relatif yang mempunyai kesamaan dengan kegiatan tahapan atau prosedur kegiatannya sama. Umumnya, SOP generik hanya berbeda lokasi dengan kegiatan yang akan di SOP. Contoh SOP generik merupakan pengajuan proposal dikota X dan SOP pengajuan proposal dikota Y.

SOP Spesifik atau Khusus

SOP spesifik atau khusus merupakan SOP yang mempunyai perbedaan dari kegiatan yang di SOP, tahapan kegiatan, pelaksan, dan tempat SOP dilaksanakan. SOP ini, tidak bisa dilaksanakan ditempat berbeda sebab sifatnya yang memang khusus. Contohnya SOP publikasi hasil uji lab X pada instansi A yang tidak bisa atau tidak boleh dilaksanakan pada laboratorium atau instansi lainnya.

Manfaat SOP

Manfaat SOP bagi perusahaan ialah:

Menjaga Citra Perusahaan

SOP yang dijalankan pantas dengan apa yang tertulis didalamnya, akan meningkatkan serta menjaga performa perusahaan. Dengan begitu, perusahaan akan dinilai baik oleh konsumen maupun rekan bisnis. Konsumen akan percaya dan tidak segan mencoba dan menggunakan hasil produksi perusahaan. Apabila perusahaan hal yang demikian merupakan tipe PT terbuka, ini akan menaikkan harga saham secara tidak langsung, dan akan semakin banyak para investor yang akan menjalankan investasi diperusahaan hal yang demikian.

Selain keuntungan diatas, bila perusahaan telah dinilai baik, maka akan gampang untuk menjalankan dan menjalin hubungan kerjasama. Hal ini karena telah ada kepercayaan akan adanya keuntungan yang akan diperoleh bila menjalankan kerjasama. Selain itu, bila perusahaan ingin menjalankan pinjaman dibank, dengan riwayat sanggup menjalankan SOP dengan baik, maka akan lebih mempermudah untuk mendapat persetujuan pihak bank, karena perusahaan hal yang demikian dinilai bisa membayar bunga serta pelunasan hutang pantas tanggal jatuh tempo yang tercermin dari baiknya pelaksanaan SOP yang dilaksanakan perusahaan.

Pedoman Kerja dan Peningkat Akuntabilitas

Akuntabilitas merupakan pertanggung jawaban, merupakan bagian penggerak jalannya sebuah perusahaan, pantas dengan tugas serta wewenang. SOP kerja akan menolong pekerja didalamnya untuk bekerja pantas tugas masing-masing. Dengan begitu, maka tugas yang diberikan akan bisa dilaksanakan secara tepat sasaran dan efisien serta tidak akan terjadi tumpang tindih dalam cara kerja tugas yang diluar tanggung jawab.

Pekerja juga akan memahami apa yang seharusnya dan tidak boleh dilaksanakan selama bekerja. Ini akan membuat pekerja fokus dan disiplin dalam bekerja serta bisa membentuk standarisasi tersendiri dalam kegiatan operasional perusahaan. SOP akan menolong pekerja beradaptasi dengan standar dan performa perusahaan, jadi senior tidak seharusnya bersusah payah mengajari pegawai baru, hal ini sungguh-sungguh efisien dan menghemat waktu.

Mempermudah Pengawasan Tim

Seorang manajer atau kepala divisi akan gampang untuk mengontrol produk yang dihasilkan. Bila terjadi kesalahan atau kejanggalan dalam proses cara kerja, maka pihak yang bersangkutan gampang mencari tim atau pihak mana yang bertanggung jawab atas kesalahan hal yang demikian. Selain itu, manajer juga akan lebih gampang mengawasi performa tim karena telah mempunyai SOP sendiri. Manajer akan mengetahui tim mana yang kurang atau tim mana yang terbaik dalam melaksanakan tanggung jawab pantas dengan SOP masing-masing tim.

Menciptakan Ciri Khas Perusahaan

Setiap produk, baik barang maupun jasa yang dihasilkan oleh sebuah perusahaan seharusnya mempunyai ciri khas, yang membedakan dengan produk perusahaan lain. Memiliki ciri khas produk akan gampang diingat dan mempunyai tempat tersendiri dihati konsumen. Ciri khas produk juga diatur dalam SOP supaya tiap pekerja yang menjalankan produksi mengetahui dan tetap menghasilkan produk atau jasa yang sama dengan yang diproduksi sebelumnya. Mengingat, pekerja atau sumber daya manusia dalam suatu perusahaan tidak akan bekerja terus-menerus atau selamanya diperusahaan terkait.

Menjadi Dasar Hukum yang Jelas

SOP merupakan perjanjian tertulis antara perusahaan dengan pekerja, juga antara perusahaan dengan konsumen atau investor, dan beragam pihak eksternal lain. Bila ditemukan pekerja yang menjalankan kesalahan seputar apa yang telah diatur SOP maka perusahaan mempunyai hak untuk menegur atau memberikan surat peringatan. Malah bisa menjalankan tindakan hukum bila dibutuhkan.

Untuk pihak eksternal, mereka bisa menegur atau memberikan kritik bila mereka merasa pelayanan atau produk yang digunakan tidak pantas prosedur perusahaan. Misalnya konsumen yang menuntut perusahaan agen perjalanan yang memberikan pelayanan tidak pantas dengan kesepakatan permulaan. Oleh karena itu, SOP bisa menolong perusahaan membuat dasar hukum supaya standar para pekerja maupun pihak eksternal pantas dengan apa yang diinginkan, dan diinginkan perusahaan.

Contoh SOP

sop-1

Apa itu SOP telah kita bahas dan pahami bersama. Untuk lebih memahami apa itu SOP dan mendapat gambaran, berikut contoh SOP.

SOP PT. Jagat Raya

Tujuan

  • Menyediakan layanan optimasi laman profesional dan tepercaya.
  • Memberikan layanan pembuatan aplikasi berbasis laman.
  • Memberikan solusi yang tepat, kreatif dan inovatif bagi start-up maupun bisnis yang telah berkembang.
  • Menyediakan layanan jasa pembuatan faktur serta pencatatan biaya.
  • Memberikan solusi yang efisien dan cerdas untuk pengelolaan keuangan perusahaan.

Prosedur Kerja

  • Karyawan masuk kerja mulai dari hari Senin hinga Jumat.
  • Karyawan telah seharusnya sampai di kantor pukul 9:00.
  • Karyawan diperbolehkan istirahat pukul 12.00-13.00, pada hari Jumat karyawan diperbolehkan istirahat sampai pukul 13.30.
  • Pukul 18.00, karyawan diperbolehkan pulang, bagi yang pekerjaannya belum selesai diperbolehkan lembur.
  • Lembur diatas pukul 19.00 akan dibayar pantas aturan perusahaan.

Pakaian dan Penampilan Karyawan

  • Diharuskan menggunakan baju seragam resmi perusahaan dan celana hitam.
  • ID karyawan disematkan pada bagian saku depan.
  • Gunakan sepatu berwarna hitam atau cokelat gelap.
  • Rambut rapi, tidak diwarna (wanita boleh berhijab).
  • Tidak mengenakan aksesori atau perhiasan berlebihan.
  • Jagalah penampilan supaya tetap rapi dan bersih.

Nah, itulah beragam informasi terkait apa itu sop dan contohnya yang seharusnya diketahui. Sebagai pemilik perusahaan ataupun pekerja, standar operasional prosedur merupakan pedoman penting yang seharusnya kamu patuhi supaya apa yang diinginkan demi kebaikan perusahaan bisa tercapai.

SOP yang baik merupakan SOP yang disusun pantas dengan kebutuhan serta dijalankan sebagaimana mestinya. Dengan begitu, maka kesalahan yang tidak diinginkan tidak akan terjadi dan mengganggu performa perusahaan kamu. Terima kasih telah mengikuti hingga akhir. Semoga menolong!